Sejarah Teknologi dalam Perkembangan Aplikasi HRD Pintar — Selama beberapa dekade terakhir dan memasuki era digital, perkembangan teknologi telah sangat mempengaruhi praktik departemen sumber daya manusia. Setiap perkembangan secara mendasar mengubah aspek fungsi SDM di semua industri menjadi lebih baik. Saat ini, penggunaan teknologi sangat terasa di sebagian besar bisnis, terutama departemen SDM mereka dan cara mereka berkomunikasi dengan karyawan. Dalam artikel ini, kami melakukan perjalanan panjang menyusuri jalan kenangan dan menjelajahi evolusi teknologi SDM; dari mesin faks pertama hingga aplikasi HRD pintar terbaru.

Rekomendasi Software HR Terbaik : Software Absensi Kantor Kita

Pra-1990-an – Mesin faks, kertas, dan HRMS pertama

Sumber daya manusia sejak awal hingga tahun 1970-an sebagian besar berbasis kertas. Tidak ada sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) atau database karyawan untuk menyimpan informasi, dan tidak ada cara untuk berbagi informasi secara otomatis. Untuk mengirim dokumen selama ini Anda hanya memiliki satu pilihan: mengirimkannya secara manual, baik melalui kurir atau melalui layanan pos.

Tidak mengherankan, ini adalah proses yang lambat. Untuk menghemat waktu, perusahaan sering kali mengirimkan dokumen asli, menambah biaya waktu dengan risiko kehilangan dokumen dalam perjalanan. Paling tidak, tidak akan ada waktu untuk mengedit atau meninjau dokumen setelah dikirim, dan penerima tidak akan dapat bereaksi selama berhari-hari.

1990-an – World Wide Web menskalakan sistem ERP

Pikirkan betapa bermanfaatnya internet saat ini. Sekarang tempatkan diri Anda pada posisi seseorang yang mengalaminya untuk pertama kali di awal 1990-an. Jaringan yang luar biasa ini memungkinkan komputer di seluruh dunia untuk berinteraksi satu sama lain, membuka jalan bagi globalisasi dan lanskap digital yang kita kenal sekarang. Email tidak lagi terbatas pada jaringan internal dan situs web dapat meneriakkan pesan Anda ke seluruh dunia.

Software HRD perusahaan mengubah lanskap perekrutan dengan memperluas kumpulan bakat yang tersedia. Perekrut tidak lagi dibatasi untuk memilih dari kumpulan kecil pelamar yang mengetahui peran di surat kabar lokal. Sebaliknya, mereka dapat mengiklankan peran kepada siapa saja yang memiliki koneksi internet, berharap dapat menarik dan menemukan karyawan potensial yang paling memenuhi syarat dimanapun mereka berada.

2000-an – Intranet menghidupkan dan mendorong komunikasi internal

Meskipun internet adalah cara yang bagus untuk berinteraksi dengan pemangku kepentingan eksternal, pada awal tahun 2000-an internet tidak benar-benar digunakan untuk komunikasi internal (kecuali melalui email, tentu saja). Untuk komunikasi internal, lahirlah intranet. Intranet meniru internet sambil membatasi akses ke orang-orang dalam organisasi tertentu. Ini memungkinkan informasi yang lebih fokus (dan terkadang sensitif) untuk dibagikan, seperti berita perusahaan, perubahan struktural internal, dan pengumuman pengunduran diri karyawan.

2010-an – Portal SDM, live chat, dan langkah pertama menuju chatbots

Meskipun intranet masih melayani tujuan di banyak bisnis saat ini, banyak dari aplikasi HR mereka digantikan oleh portal SDM khusus di tahun 2010-an. Intranet yang dirancang dengan baik mungkin membantu menyiarkan informasi kepada karyawan, tetapi bagaimana dengan pesan dari karyawan ke departemen SDM? Upaya pertama untuk mengatasi tantangan ini datang dalam bentuk obrolan langsung SDM. 

Melalui sistem SDM yang dibuat khusus, obrolan langsung memungkinkan komunikasi berjalan dua arah, dan hanya jika diperlukan. Pendekatan ini juga mengambil langkah pertama untuk memberikan informasi yang lebih spesifik kepada karyawan berdasarkan peran mereka. Sistem ini akan memungkinkan karyawan untuk mengetahui berapa sisa hari libur yang harus mereka ambil, misalnya informasi yang sebelumnya hanya tersedia melalui kontak langsung dengan tim SDM.

2020-an – Chatbot menjadi arus utama

Ini adalah langkah logis berikutnya. Meskipun obrolan langsung meningkatkan efisiensi perwakilan SDM, masih ada beberapa batasan. Jumlah pertanyaan yang dapat ditangani oleh setiap perwakilan, kecepatan mereka mengetik, waktu yang diperlukan untuk memproses pertanyaan, menemukan informasi, dan mengirim tanggapan semua ini terbatas. Untungnya, akhir tahun 2010 menghadirkan teknologi yang dapat membantu mengatasi keterbatasan ini. Kemajuan dalam kecerdasan buatan dan kemunculan chatbots memungkinkan penerapan mesin yang dapat menjawab pertanyaan lebih cepat dan dalam skala yang jauh lebih besar daripada manusia mana pun.

Perangkat lunak AI percakapan, atau chatbots, mempertahankan fitur percakapan manusia. Mereka, dengan desain, percakapan. Dengan menggunakan pemrosesan bahasa alami, chatbot memecah pesan dan menguraikan informasi yang perlu ditemukan untuk merespons dengan sebaik-baiknya. Itu kemudian membuka basis pengetahuan Anda untuk mengekstrak dan memberikan informasi itu. Semua ini terjadi dalam waktu singkat yang diperlukan secara manual, menghemat waktu untuk karyawan yang bertanya dan perwakilan SDM yang sebelumnya diperlukan.